7.3. Анализ эффективности использования материалов

 

В условиях недостаточной обеспеченности ТМО источниками финансирования, необходимыми для удовлетворения потребностей в материальных ресурсах, важнейшим направлением повышения эффективности деятельности организации является экономное расходование материалов.

Экономия материальных ресурсов имеет первостепенное значение для отраслей материального производства. В то же время не теряет она свое значение и для бюджетных учреждений, где выражается в соблюдении установленных норм расхода отдельных видов материалов при выполнении конкретных работ. В связи с этим в процессе анализа для оценки уровня использования материальных ценностей фактический их расход сравнивается с нормативным. Результат выражается в экономии или перерасходе отдельных видов материальных ресурсов. При этом следует учитывать, что не всякая экономия заслуживает положительной оценки. Особое значение имеет не экономия вообще, а какими средствами она достигнута. Например, экономия в расходах на медикаменты, если она вызвана ухудшением лечения больных, должна рассматриваться как самое отрицательное явление. Экономия, полученная в результате более экономного расходования материалов, топлива, инструментов и т.п., заслуживает всякого поощрения. Поэтому именно возможность получения такой экономии и должна выявляться в процессе анализа эффективности использования материальных ресурсов.

В ТМО, как и в других бюджетных организациях, в настоящее время нормы расходов устанавливаются не по всем группам материалов. Величина их расхода прежде всего зависит от обеспеченности учреждения соответствующими видами ценностей, потребности в них, а также возможности получения экономии.

Но в то же время по ряду групп материалов плановые нормы утверждены и подлежат соблюдению. К таким материалам относятся продукты питания, медикаменты, спирт, перевязочные средства, топливо и ГСМ, строительные материалы, материалы для протезирования, а также некоторые виды хозяйственных материалов (стиральный порошок, мыло и т.д.).

В зависимости от вида материальных ценностей нормативный расход может быть как в натуральном, так и в стоимостном выражении.

По большинству материалов (спирт, перевязочные средства, топливо и ГСМ, строительные и хозяйственные материалы) в процессе анализа эффективности их использования целесообразно проводить сравнение фактического расхода с натуральными нормами. При этом необходимо иметь в виду, что эти нормы не должны быть статичными. При их расчете и утверждении должны учитываться складывающиеся тенденции потребления соответствующих материалов, возможности сокращения их расхода в связи с применением новых методик и технологий работы. Для разработки прогрессивных норм, прежде всего, необходимо проанализировать динамику фактического удельного расхода на протяжении ряда лет, а затем на основе выявленных тенденций и выясненных причин этих изменений установить оптимальную величину нормы с учетом обеспечения возможности получения экономии расходов без ущерба качеству оказываемых услуг.

Методику разработки прогрессивных норм расхода приведем на примере анализа расхода стирального порошка в прачечной ЦРБ, а также в некоторых хозяйственных пунктах участковых больниц (УБ).

Прежде всего, на основании ведомостей на выдачу материалов (стирального порошка) на нужды учреждения за каждый месяц по соответствующим больницам рассчитаем среднемесячные показатели количества постиранного белья, расхода стирального порошка на весь объем работы и удельного расхода порошка на 1 кг постиранного белья за. 1999 — 2001 гг. Далее определим среднегодовые показатели удельного расхода в целом по ТМО за каждый год, а также по каждой больнице и по всему ТМО в целом за 3 года (табл. 7.8).

 

Таблица 7.8

Анализ динамики фактического удельного расхода стирального порошка

 

 

Как показывает расчет, с учетом данных за 3 года среднегодовой расход стирального порошка составил 30,0 г на 1 кг белья, в том числе в 1999 г. — 35,5 г, 2000 г. — 30,7 г, 2001 г. — 26,2 г. Если за основу расчетов норм расхода брать только полученные средние данные, то величину нормы следует установить в пределах 30,0 г на 1 кг постиранного белья. Но для определения прогрессивных норм расхода необходимо учесть наблюдаемую тенденцию ежегодного сокращения удельного расхода порошка. В связи с этим необходимо основное внимание уделить сложившейся величине удельного расхода за последний год в среднем на уровне 26,2 г, что явилось следствием улучшения качества применяемого стирального порошка, целесообразно установить плановую норму расхода порошка на 2002 г. на уровне 26,0 г на 1 кг постиранного белья.

В ТМО же утвержденные в 1999 г. нормы расходов стирального порошка сохраняются неизменными на протяжении последних лет и составляют 30,0 г на 1 кг белья. Пересмотр этой нормы в связи с изменяющимися условиями и установление ее на уровне 26,0 г обеспечило бы ежемесячную экономию в количестве 1 115 кг ´ (30,0 г — 26,0 г) = 4,46 кг в среднем за каждый месяц.

Особое внимание в процессе анализа эффективности использования материальных ценностей в ТМО следует уделить оценке соблюдения плановых норм по топливу и ГСМ в связи с выявленной тенденцией роста расходов по этой труппе материалов.

Для проверки соблюдения утвержденных норм расхода ГСМ необходимо сопоставить данные о фактическом расходе бензина на основании путевых листов с установленными нормами его расхода на 100 км пробега (а по маслу — на 10 л расхода бензина), дифференцированными в зависимости от марки автомобиля с учетом времени года (зимние и летние нормы). Установленные случаи перерасхода подлежат тщательному анализу. После выяснения их причин следует разработка мероприятий по их устранению (принятие мер ответственности к виновным лицам, усиление системы контроля за расходованием ГСМ и т.п.).

Эффективность расходования топлива определяется путем сравнения фактического их расхода на весь объем работы с нормативным. Анализ использования топлива в разрезе отдельных учреждений ТМО в 2001 г. оформим в виде табл. 7.9.

 

Таблица 7.9

Анализ использования топлива

 

 

Очевидно, что одной из причин увеличения расходов топлива и ГСМ является рост потребления угля. В целом по ТМО отмечается его перерасход в размере 68,2 т. Что касается брикета, то в ЦРБ, участковых больницах № 2 и № 3 выявлена экономия, в то время как в больницах № 1 и № 4 наблюдается его перерасход. В связи с этим с целью более рационального использования бюджетных ассигнований на приобретение материальных ценностей в 2002 г. необходимо ужесточить контроль за расходованием топлива в тех учреждениях, где в 2001 г. выявлен его перерасход.

Внутренние резервы более рационального использования материалов также можно установить и в результате анализа использования перевязочных средств (бинтов, ваты, марли), спирта. Методику оценки эффективности их использования отразим на примере анализа расхода бинтов в разрезе отделений ЦРБ (табл. 7.10).

 

Таблица 7.10

Анализ использования бинтов

 

 

Как видно из таблицы, по большинству отделений фактический расход бинтов намного меньше нормативного. Это обеспечено в результате их экономии в связи с недостатком бюджетных ассигнований на медикаменты и перевязочные средства. В то же время в приемном покое и лаборатории выявлен перерасход бинтов соответственно на 6 193 и 39 шт., что требует детального изучения причин выявленных отклонений, выяснения необходимости и целесообразности расхода бинтов сверх установленной нормы и поиска возможных путей сокращения расходов в этих отделениях при одновременном росте степени удовлетворения потребности в них по другим отделениям.

Особое значение в процессе анализа эффективности использования материальных ценностей в ТМО имеет оценка соблюдения утвержденных плановых норм расходов на продукты питания и медикаменты. В отличие от аналогичного анализа по ранее приведенным видам материалов (хозяйственным и строительным материалам, топливу и ГСМ, перевязочным средствам, спирту), когда по его результатам давалась оценка их использования с точки зрения экономного, рационального расходования, анализ соблюдения норм расхода на медикаменты и продукты питания характеризует степень соответствия качества предоставляемых услуг установленным требованиям, то есть дает оценку эффективности в целом всей деятельности ТМО.

По медикаментам нормы расхода устанавливаются в денежном выражении, а по продуктам питания — в стоимостной и натуральной форме. При этом необходимо учитывать, что они дифференцированы по отделениям в зависимости от профиля заболеваний, в связи с чем анализ целесообразно проводить не в целом по учреждениям, а по отдельным отделениям.

Производя анализ соблюдения норм расхода по продуктам питания, в первую очередь необходимо дать характеристику расхода продуктов в натуральном выражении, для чего в качестве источников информации следует использовать данные ведомостей расхода продуктов по диетическим группам за месяц, составляемых на основании требований на выдачу продуктов со склада. В ТМО такому анализу уделяется значительное внимание, он проводится ежеквартально, и поэтому для систематизации информации широко применяется специально разработанная форма ведомости расхода продуктов.

Для получения объективных результатов в процессе анализа соблюдения норм питания, прежде всего, необходимо проверить соответствие количества питающихся по данным меню-раскладок данным оперативного учета контингента больных (по журналам постов отделений), достоверность требований на выдачу продуктов фактической передаче продуктов питания со склада в пищеблок, а также отсутствие случаев питания работников учреждения за счет контингента больных. Затем на основании уточненных данных дается характеристика соблюдения натуральных норм питания с целью оценки расходов с точки зрения соблюдения установленного набора продуктов.

Нарушения натуральных норм выявляются в результате сопоставления фактического расхода с потребностью в каждом виде продуктов питания на фактически выполненный объем работ (количество койко-дней) при условии соблюдения установленной нормы расхода (табл. 7.11—7.13).

 

Таблица 7.11

Анализ соблюдения натуральных норм расхода продуктов питания по отделениям общего профиля (количество койко-дней — 65 794)

 

 

Таблица 7.12

Анализ соблюдения натуральных норм расхода продуктов питания по родильному отделению (количество койко-дней — 7 498)

 

 

Таблица 7.13

Анализ соблюдения натуральных норм расхода продуктов питания по детскому отделению (количество койко-дней — 4 889)

 

 

Анализ данных ведомостей расхода продуктов, составляемых по ЦРБ, показывает, что по всем отделениям фактически утвержденные натуральные нормы полностью не соблюдаются. По отделениям общего профиля процент выполнения норм составляет 78 %, по родильному — 89,3 %, а по детскому — 94%, что соответственно на 18 %, 22,3 % и 26 % больше, чем в 2000 г. Это, как отмечалось ранее, при оценке обеспеченности организации продуктами питания свидетельствует об улучшении условий, содействующих повышению качества лечения, а также рождению здоровых детей. Но в то же время более детальный анализ в разрезе наименований продуктов свидетельствует о разной степени соблюдения натуральных норм расхода в зависимости от вида продуктов питания, что требует проведения тщательного изучения установившихся пропорций и внесения предложений по совершенствованию системы снабжения пищеблока продуктами. Так, как недостаток следует отметить невысокий процент соблюдения норм расхода по свежим фруктам, сокам, овощам по всем отделениям. По отделениям общего профиля и родильному также желательно увеличение расхода мяса и рыбы. Для разработки же оптимальных пропорций расхода продуктов питания определенное значение имеет также консультация специалистов-диетологов.

Далее следует провести анализ соблюдения денежных норм расходов. Для этого установленные нормы расхода продуктов питания в стоимостном выражении берутся из расчетов к смете, а фактический расход на 1 койко-день в денежном выражении определяется путем деления стоимости фактически израсходованных продуктов на питание больных на количество койко-дней (табл. 7.14).

 

Таблица 7.14

Анализ соблюдения денежных норм расходов на питание

 

 

Как видно из таблицы, фактический удельный расход продуктов питания в стоимостном выражении в расчете на 1 койко-день по ЦРБ на 28 руб., то есть на 4,8 %, выше плановой нормы. В том числе по отделениям общего профиля этот прирост составил 8,1 %, по родильному .— 2,0 %, а по детскому — 0,8 %. В определенной степени это связано с фактическим ростом цен по сравнению с ценами, учтенными в плановых расчетах. Но, кроме этого, различная величина отклонений в зависимости от профиля отделений свидетельствует о влиянии на фактический удельный расход такого фактора, как изменение процента соблюдения утвержденных натуральных норм расхода продуктов по сравнению с фактически сложившимся.

Увеличение удельного расхода продуктов питания в расчете на 1 койко-день в стоимостном выражении по сравнению с плановыми нормативами, очевидно, повлияло на рост совокупных фактических расходов ЦРБ по элементу 1.10.03.04 «Продукты питания». Но при этом следует учитывать, что на изменение фактических расходов оказывают воздействие еще и такие факторы, как изменение количества коек и среднего числа дней функционирования одной койки в году. В связи с этим анализ изменения фактических расходов по сравнению с расходами, утвержденными по смете, следует проводить в совокупной оценке воздействия трех факторов.

В ЦРБ фактические расходы по элементу 1.10.03.04 «Продукты питания» на 2 598,2 тыс. руб. превышают сумму, утвержденную в смете. Определим влияние факторов на расход продуктов питания с использованием приема абсолютных разниц (табл. 7.15— 7.16).

 

Таблица 7.15

Анализ изменения факторов, влияющих на величину расходов на питание

 

 

Таблица 7.16

Анализ влияния факторов на изменение фактических расходов на питание

 

 

Как видно из табл. 7.15—7.16, недовыполнение плана по расширению больничной сети на 4 койки обеспечило сокращение расходов на питание на 664,4 тыс. руб. Но в то же время увеличение числа дней функционирования 1 койки (на 7 дней) и рост стоимости удельного расхода продуктов на 1 койко-день (на 28 руб.) посодействовали общему увеличению расходов соответственно на 1 101,2 и 2 163,4 тыс. руб. Причем следует обратить внимание на то, что основное влияние на рост результативного показателя оказало именно изменение нормы расходов на 1 койко-день.

Наряду с оценкой соблюдения денежных норм расходов в разрезе отдельных отделений и осуществлением факторного анализа влияния различных показателей на фактические расходы по продуктам питания аналогичный анализ целесообразно проводить и по медикаментам, особенно в условиях наблюдаемой тенденции сокращения расходов по ним в сравнении с предыдущим годом.

Особенностью планирования денежных норм по медикаментам является то, что в отличие от продуктов питания при расчете исходят не из установленного их набора, а из фактически сложившегося расхода за прошлый год в количественном выражении с учетом вносимых изменений, связанных с применением лекарственных препаратов в текущем году. При этом следует учитывать, что денежные нормы устанавливаются в целом по медикаментам и перевязочным средствам, в связи с чем их сокращение возможно за счет более экономного расходования перевязочных материалов. Что же касается оптимизации расхода медикаментов, то к этому необходимо подходить с особой тщательностью, с учетом консультации специалистов.

Сопоставление денежных норм расхода согласно расчетам с фактически сложившимся удельным расходом по медикаментам осуществляется таким же образом, как и по продуктам питания. Но при этом следует помнить, что количество койко-дней, применяемое при расчете расходов на питание и на медикаменты, должно быть разным в связи с наличием дневного стационара, где пациенты получают лечение, но не питаются.

В целом по ТМО плановая норма расходов на медикаменты и перевязочные средства составила в 2001 г. 1 337 руб. на 1 койко-день. Фактически же их расход был на уровне 1 294 руб. на 1 койко-день, что на 43 руб. меньше по сравнению с планом. Это, в свою очередь, повлияло на сокращение фактических расходов по элементу 1.10.03.02 «Медикаменты и перевязочные средства». Проведем анализ влияния изменений нормы расхода на 1 койко-день, числа дней функционирования одной койки в году и количества коек на изменение результативного показателя — величины фактических расходов на медикаменты и перевязочные средства, зная, что количество койко-дней по плану в 2001 г. должно было быть 136 850, а фактически составило 131 182 (табл. 7.17).

Фактические расходы по медикаментам и перевязочным средствам в целом по ТМО составили 169 535,7 тыс. руб. В то же время в смете по этой группе ценностей утверждена сумма в размере 182 923,3 тыс. руб., что на 13 387,6 тыс. руб. больше. На уменьшение фактических расходов по сравнению с расходами по смете повлияло недовыполнение плана по развитию больничной сети и по количеству койко-дней, а также сокращение расхода медикаментов и перевязочных средств на 1 койко-день в сопоставлении с плановыми номами. Эти факторы оказали воздействие на снижение расходов соответственно на 2 152,0 тыс. руб. (16,1 %), 5 614,0 тыс. руб. (41,9 %) и 5 621,6 тыс. руб. (42,0 %).

 

Таблица 7.17

Анализ влияния факторов на изменение фактических расходов на медикаменты и перевязочные средства

 

 

Несмотря на сокращение фактических расходов по этой группе материальных ценностей, кассовое исполнение по элементу 1.10.03.02 «Медикаменты и перевязочные средства» обеспечено полностью, то есть кассовые расходы равны ассигнованиям по смете, в то время как фактические расходы меньше кассовых на 13 387,6 тыс. руб.

Отклонение фактических расходов от кассовых непосредственно связано с изменением остатков по материальным и расчетным счетам. Поэтому для выяснения причин этих отклонений целесообразно составить следующую таблицу.

 

Таблица 7.18

Анализ причин отклонений фактических расходов

от кассовых по элементу 1.10.03.02 «Медикаменты

и перевязочные средства», тыс. руб.

 

 

Превышение кассовых расходов над фактическими в определенной мере объясняется уменьшением кредиторской задолженности и образованием значительной дебиторской задолженности за счет оплаченных, но неполученных препаратов. В частности, как видно из объяснительной записки к годовому отчету, кредиторская задолженность на конец 2001 г. числится только по ВВЗ «Кристалл» за спирт на сумму 124,1 тыс. руб., что на 3 126,5 тыс. руб. меньше, чем в начале года за счет ее погашения в связи с наличием для этого денежных средств. Дебиторская же задолженность на конец 2000 г. составила 5 186,7 тыс. руб., в том числе за ОАО «Бел-медпрепараты» числится задолженность в размере 5 005,7 тыс. руб., за ГГТ «Диалек» (кровь баранья) — 27,6 тыс. руб., за ГП «Крион» (вакцины) — 153,4 тыс. руб. В целом она на 4 972,1 тыс. руб. больше дебиторской задолженности на начало года, что требует осуществления контроля за своевременным выполнением поставщиками договорных обязательств по поставке оплаченных лекарственных препаратов.

Кроме этого, фактические расходы меньше кассовых и по причине увеличения запасов медикаментов и перевязочных средств на конец года по сравнению с запасами на начало года, то есть за счет того, что приобретенные препараты не израсходованы полностью в отчетном периоде. А это, в свою очередь, требует проведения более детального анализа движения материальных ценностей и изменения их остатков.