11.2. Анализ дебиторской задолженности

 

Дебиторская задолженность бюджетного учреждения по средствам бюджетного финансирования представляет собой такое состояние расчетов, при котором допущено отвлечение ассигнований из бюджета и использование их другими организациями или лицами. Увеличение или уменьшение дебиторской задолженности оказывает большое влияние на финансовое положение учреждения и от контроля за ее движением непосредственно зависит исполнение сметы расходов учреждения.

Дебиторская задолженность учреждения по внебюджетным средствам анализируется отдельно. Анализ дебиторской задолженности проводят по отдельным ее видам, по отдельным контрагентам, а внутри них — по отдельным обязательствам и суммам. Для этого используются данные отчетности: баланса исполнения сметы расходов бюджетного учреждения формы №1 (приложение), отчета формы № 1-м, отчета исполнения сметы доходов и расходов по внебюджетным источникам (форма №4), данные текущего учета, а в необходимых случаях и первичных документов. Изучение проводится в динамике за год или более длительный период.

В связи с тем что дебиторская задолженность по истечении сроков исковой давности может быть списана, следует определить сумму ее снижения или повышения, добавив к задолженности на конец года суммы, списанные на уменьшение финансирования, и уменьшив полученный результат на сумму задолженности, которая сложилась на начало года. В институте за 2001 г. не было сумм, списанных подобным образом. Состояние задолженности НИИ за 2001 г. характеризуется следующими данными (табл. 11.1).

 

Таблица 11.1

Анализ структуры и динамики дебиторской задолженности

 

 

Аналитическая таблица составляется по данным баланса исполнения сметы расходов формы № 1. По ним можно сказать, что за 2001 г. дебиторская задолженность в институте значительно выросла — на 168,1 %, или 11 144,1 тыс. руб. Рост дебиторской задолженности произошел главным образом за счет расчетов с прочими дебиторами. Их долги увеличились на 10 836,5 тыс. руб. и составили в общей сумме задолженности на конец года 86,7 %, что на 17,7 % больше, чем было по состоянию на начало года.

При дальнейшем изучении задолженности выясняется, что вся сумма дебиторской задолженности по балансу образовалась по внебюджетным средствам института, за исключением задолженности по недостачам на начало года и задолженности по расчетам с прочими дебиторами на сумму 3,205 тыс. руб. Удельный вес задолженности по недостачам составляет 1,2 %. На конец года вся эта сумма была погашена, что свидетельствует о хорошей работе персонала бухгалтерии по взысканию сумм недостач с виновных лиц. В целом по показателям дебиторской задолженности по бюджетным средствам в институте строго соблюдается исполнение сметы расходов и не допускается отвлечение ассигнований из бюджета. Поддержание такого состояния расчетов в последнее время усложнилось в связи с переходом на казначейскую систему расчетов. При данной системе научным и бюджетным организациям необходимо согласование осуществляемых платежей с районным отделением казначейства. Расчеты, осуществляемые за счет бюджетных средств, как правило, производятся в порядке предоплаты.

Причины роста дебиторской задолженности по внебюджетным средствам устанавливаются при детальном рассмотрении каждого ее вида. Поскольку задолженность с прочими дебиторами занимает наибольший удельный вес в общей сумме дебиторской задолженности, начинать изучение необходимо именно с этого вида.

В НИИ расчеты с прочими дебиторами и кредиторами ведутся на счете 178, к которому открыты следующие субсчета:

178.1 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами по бюджету»;

178.2 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами по внебюджетным средствам»;

178.3 «Расчеты с арендаторами по арендной плате»;

178.4 «Расчеты за коммунальные услуги»;

178.5 «Расчеты за телефонные разговоры».

Данные учета о состоянии расчетов учреждения с прочими дебиторами и кредиторами удобно обобщать в аналитической табл. 11.2.

 

Таблица 11.2

Анализ состава и структуры дебиторской задолженности расчетов с прочими дебиторами и кредиторами

 

 

Данные этой таблицы свидетельствуют об очень большом увеличении дебиторской задолженности учреждения. За год она возросла на 337 %. Это увеличение произошло целиком за счет внебюджетных средств. В структуре дебиторской задолженности на начало года доля задолженности по бюджетным средствам составляла всего 0,07 %, оставшиеся же 99,93 % приходились на дебиторскую задолженность по внебюджетным средствам, а к концу года их удельный вес составил уже 100 %. Это объясняется не только строжайшим контролем за использованием бюджетных ассигнований, но и ограниченностью их предоставления.

В течение года за счет средств бюджета было осуществлено только 10 % всех платежей. Наиболее существенной статьей в структуре дебиторской задолженности являются долговые обязательства арендаторов по арендной плате. На начало года они составляют 99,5 %, или 4 549,104 тыс. руб. К концу года произошло некоторое перераспределение структуры долгов в сторону их увеличения по расчетам: за коммунальные услуги на 11,1 %, за телефонные разговоры на 0,5 % и др., в результате чего доля задолженности арендаторов упала на 14,6 %. Однако по абсолютной величине она осталась самой крупной, более того, возросла на 287,5 %.

Самые неблагоприятные изменения произошли по расчетам с прочими дебиторами и кредиторами за работы, товары и услуги по внебюджетным средствам. Дебиторская задолженность по этой статье возросла в 26 раз. Однако на общее перераспределение структуры этот рост оказал незначительное влияние из-за ее относительно небольшого удельного веса. На конец года он составил 3,5 % и возрос на 3,1 %. Наличие значительных размеров дебиторской задолженности с прочими дебиторами чаще всего является результатом несвоевременного выполнения договорных платежных обязательств, но на ее рост могут оказывать влияние и другие причины: изменение объемов закупок товарно-материальных ценностей, инфляция.

Влияние развития материально-технической базы учреждения определяют сравнением темпов роста (снижения) дебиторской задолженности с прочими дебиторами и кредиторами (в порядке плановых платежей) и темпов изменения объемов поступления (балансовой стоимости величины) основных средств, МБП, материалов. Одновременно анализируют длительность документооборота, связанного с расчетами, принимают меры по его сокращению.

Полученные данные необходимо изучить более глубоко и выяснить, каковы причины столь большого роста задолженности перед учреждением: либо это рост закупок и предоставления площадей арендаторов, либо рост просроченных платежей и поставок. В последнем случае необходимо принимать срочные меры по получению причитающегося имущества и денежных средств. С этой целью на основании оперативных аналитических данных бухгалтерского учета дебиторов группируют по срокам погашения ими долгов предприятию. По срокам возникновения для целей анализа выделяют дебиторскую задолженность до 1 месяца, от 1 до 2 месяцев, от 2 до 3 месяцев, более 3 месяцев. Исходя из экономического содержания расчетов по счету 178 целесообразно разбить их на две группы:

1) расчеты с дебиторами за работы, товары и услуги (субсчета 178.1, 178.2);

2) расчеты с дебиторами по доходам (субсчета 178.3, 178.4, 178.5).

Данные о сроках образования дебиторской задолженности по первой группе отражены в таблице 11.3.

 

Таблица 11.3

Анализ дебиторской задолженности за работы, товары и услуги по срокам возникновения

 

 

Структура задолженности института к концу года улучшилась, так как удельный вес просроченной дебиторской задолженности снизился на 18,1 %. Нормальная дебиторская задолженность за работы, товары и услуги, связанная с установленными условиями расчетов, составила 95,3 %. Однако следует обратить внимание на проявившуюся негативную тенденцию к росту сроков исковой давности просроченной дебиторской задолженности. Если на начало года они не превышали 30 дней, то на конец года появилась просроченная задолженность со сроками более 30 дней (3 %), более 60 дней (0,1 %) и даже более 90 дней (0,9 %).

Изучению дебиторской задолженности с длительными сроками и прежде всего просроченной уделяют особое внимание. По каждой сумме определяют время возникновения долга, его причины и размер. Проанализировав расчеты, принимают меры ко взысканию задолженности. В нашей стране ко всем субъектам хозяйствования независимо от форм собственности применяется общий срок исковой давности в 1 год, после чего возврат задолженности становится затруднительным. Такой анализ позволяет предотвратить пропуск сроков исковой давности и списание дебиторской задолженности по бюджетным средствам на уменьшение финансирования, а по внебюджетным средствам — на уменьшение прочих источников или балансовой прибыли. Если поставщиком систематически нарушаются сроки выполнения обязательств, то необходимо принять меры по предотвращению возникновения дебиторской задолженности: осуществлять расчеты путем последующей оплаты, прекратить заключение сделок.

Сумма просроченной задолженности по бюджетным средствам в размере 3,205 тыс. руб. возникла в декабре 2000 г. с АО «Белтеготомашснаб» за поставленный аппарат «Демоскоп-14». По договору № 8-25560/98 была произведена предварительная оплата за аппарат на сумму 2 607,4 тыс. руб. Фактическая стоимость аппарата после поставки составила 2 604,195 тыс. руб. Администрацией института в адрес предприятия АО «Белтепло-машснаб» 24 декабря 2000 г. отправлено письмо № 4576 с просьбой восстановить разницу стоимости на текущий счет института до 31.12.2000 г., но сумма 3,205 тыс. руб. восстановлена не была. Задолженность за аппарат была погашена в марте 2001 г.

Наиболее длительный срок пропуска возврата дебиторской задолженности образовался с ПКОО «Берлио» по расчетам за бензин. Никакие меры по ее возмещению администрацией института не предпринимались. Самая крупная сумма просроченной задолженности (15,254 тыс. руб.), или 59,4 % от общей ее суммы, также образовалась по расчетам за топливные материалы с АО «Автозаправка». Начиная с июля 2001 г., поставки бензина из этой организации были прекращены. Сумма предоплаты на июль институту возвращена не была.

Более половины задолженности (52,5 %) по расчетам с прочими дебиторами за работы, товары и услуги сконцентрировано между двумя организациями: ОАО «Белхозторг» за материалы для научных целей и с ГП ОКБ «Академическое» за услуги по выполнению научно-исследовательских работ. Оставшаяся сумма раздроблена между почти 30 организациями. Рост дебиторской задолженности объясняется, во-первых, ростом закупок, а во-вторых, влиянием инфляции.

Состояние расчетов с дебиторами по доходам (2-я группа дебиторов) отражено в таблице 11.4. Погашение дебиторской задолженности этой группой дебиторов, так же как и задолженности покупателей и заказчиков, означает для института получение финансовых ресурсов. А спецсредства, получаемые за телефонные разговоры и коммунальные услуги, — это тот источник средств, за счет которого институту разрешено перекрывать свои накладные расходы по хоздоговорной деятельности и тем самым поддерживать научно-исследовательские работы.

 

Таблица 11.4

Анализ дебиторской задолженности по спецсредствам по срокам возникновения

 

 

По результатам выполненных расчетов можно говорить о значительном ухудшении качественной структуры задолженности. Выражается это в скачке доли просроченной задолженности с 1,7 % до 15,3 %. Это произошло за счет увеличении удельного веса задолженности, просроченной до 30 дней (на 9,2 %), а также от 30 до 60 дней (на 5,6 %). Развитие этой ситуации может привести к тому, что в ближайшее время институт начнет испытывать недостаток финансовых ресурсов на фоне растущей кредиторской задолженности по начисляемым на эти спецсредства налогам. Поэтому необходимо принимать меры по истребованию сумм по неоплаченным в срок требованиям, а также пересмотреть договора аренды с теми арендаторами, которые допустили образование просроченной дебиторской задолженности. Плательщиком, по вине которого ухудшается структура задолженности, является кооператив «Конструктив». Занимая большой удельный вес в сумме начисленной арендной платы (19,3 %), он не оплатил 64,5 % суммы, просроченной от 1 до 30 дней, 100,0 % суммы, просроченной от 30 до 60 дней, и 99,9 % суммы, просроченной свыше 90 дней. К кооперативу применяются экономические санкции в виде пени в размере 0,01 % от суммы за каждый день просрочки. Однако договор с ним не расторгается, так как кооператив является одним из самых крупных арендаторов. Остальные плательщики снизили показатели просроченной задолженности. У ООО «НИЛИТИС» — на 13,873 тыс. руб., у ЗАО «Илмакс» — на 4,010 тыс. руб.

Рост задолженности по оплате связан с расширением площадей, сдаваемых в аренду, и заключением новых договоров с измененными условиями расчетов, а также с ростом курса доллара, в котором установлены ставки арендной платы.

Следующим видом, занимающим большую долю в сумме дебиторской задолженности, являются долги по расчетам с покупателями и заказчиками. Наличие дебиторской задолженности покупателей и заказчиков показывает, что учреждение выполняет работы без предварительного получения причитающихся ему платежей. Расчеты с заказчиками, для которых постоянно выполняются работы, должны быть организованы в форме предварительной оплаты, в порядке плановых платежей или других оптимальных форм расчетов, чтобы предупредить возникновение дебиторской задолженности. Состояние расчетов института с покупателями и заказчиками отражено в табл. 11.5.

 

Таблица 11.5

Анализ расчетов с покупателями и заказчиками по срокам возникновения

 

 

К концу года сложилась неблагоприятная ситуация по расчетам с заказчиками. Просроченная задолженность достигла 46,4 %. Поэтому большой объем работ выполняется в кредит. Недостаток денежных средств на осуществление расходов, связанных с выполнением хоздоговорных работ, заставляет изыскивать другие источники средств, приводит к росту кредиторской задолженности, плохо сказывается на качестве работ. Ухудшилась также и структура просроченной задолженности по срокам возникновения, что увеличивает вероятность невозврата долгов по выполненным работам. Все заказчики, неплатежи которых оказали влияние на рост просроченной задолженности, отражены в таблице. Именно с ТТД «Белвар», ПО «БелАЗ», ИТК «Анализ-Х» необходимо проводить работу по истребованию долгов.

Суммы недостач отражаются по дебету счета 170 «Расчеты по недостачам». Наличие недостач, а тем более их рост указывают на недостатки в обеспечении сохранности и учете товарно-материальных, денежных и других ценностей, что приводит к ухудшению материально-технического обеспечения и потере бюджетных средств. Предупредить недостачи и порчи имущества можно правильным подбором, подготовкой и расстановкой кадров, прежде всего материально ответственных лиц, совершенствованием учета и контроля, улучшением условий транспортировки, хранения и использования имущества, повышением качества проводимых инвентаризаций.

В связи с этим анализ расчетов с дебиторами по недостачам, растратам, хищениям и порче имущества должен проводиться в увязке с изучением организации претензионной работы и учета этой задолженности. По данным текущего учета следует проверить, как погашается задолженность и используются ли все возможности для ее предупреждения. В бюджетных организациях приоритетным является обращение сумм недостач ко взысканию с виновных лиц и организаций. В случае невозможности такого рода взыскания, например по причине отсутствия виновных, невозможности их выявления или отказе суда в удовлетворении иска, задолженность списывается на уменьшение финансирования, в то время как на промышленных предприятиях наиболее вероятным является списание сумм подобных потерь за счет собственных средств.

Сумма недостачи в размере 41,7 тыс. руб. была установлена по результатам инвентаризации основных средств и материальных ценностей по состоянию на 1 ноября 2000 г. Остальная сумма недостачи (36,737 тыс. руб.) установлена во время передач при увольнении материально ответственных лиц. В течение года вся сумма недостач была обращена на виновных лиц, зачтена при финансировании в полном размере и взыскана в течение года.

Задолженность по расчетам с подотчетными лицами обусловлена объективными условиями протекания хозяйственной деятельности. На осуществление мелких хозяйственных расходов, оплата которых с текущего счета нецелесообразна (поездки в командировки и т.п.), отдельным работникам в подотчет выдаются наличные денежные средства в пределах установленных лимитов. В изучаемом учреждении не установлен лимит использования наличных денежных средств на хозяйственные расходы, и все суммы в подотчет выдаются на командировочные расходы. Поэтому задолженность на 1 января по счету 160 «Расчеты с подотчетными лицами» для института допускается только за лицами, находящимися на эту дату в служебных и научных командировках и по этой причине не представившими авансовый отчет. Образование такой задолженности в других случаях является нарушением расчетно-финансовой дисциплины. В случае установленного лимита расчетов наличными денежными средствами на хозяйственные нужды допускается наличие нормальной дебиторской задолженности по выданным на них авансам. В таблице 11.6 отражена структура и движение командировочных расходов за счет различных источников финансирования.

 

Таблица 11.6

Анализ дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами

 

 

Как показывают данные таблицы, 98 % командировок финансировалось за счет внебюджетных средств. Информация, полученная из приказов о командировании, свидетельствует, что задолженность на конец года образовалась по незаконченным на 31 декабря командировкам.

Дебиторская задолженность по расчетам с бюджетом может возникнуть в случае большей уплаты налога, чем необходимо по расчету, то есть переплаты по налогу. Подобная ситуация может быть результатом уточнения расчета налога, предоставления льготы по тому или иному налогу или сознательной переплаты. Часто предприятия стараются уплачивать налоги с запасом, чтобы застраховать себя от пени в случае уточнения расчета по на-. логу. Однако это отвлекает денежные средства учреждения и неблагоприятно сказывается на его финансовом положении.

В анализируемом учреждении отсутствует практика переплаты налогов. Налоги уплачиваются точно по расчету. Поэтому в течение года нет случаев возникновения дебиторской задолженности по расчетам с бюджетом, кроме возникшей в декабре 2001 г. дебиторской задолженности по отчислениям на содержание жилого фонда в размере 10,889 тыс. руб. в связи с предоставлением бюджетным учреждениям льготы по этому налогу.

По каждому виду дебиторской задолженности анализируется ее движение за отчетный год (возникновение, погашение и остатки). Это отражено в таблице 11.7 «Движение дебиторской задолженности». Для того, чтобы определить, во сколько раз сумма погашенной дебиторской задолженности превышает ее остаток на начало года, рассчитывают коэффициент погашения дебиторской задолженности.

 

Таблица 11.7

Движение дебиторской задолженности

 

 

Коэффициент возобновления показывает, какая часть из возникшей в течение года задолженности была погашена на конец года, а какая ее доля осталась в качестве долга. Показатели таблице 11.7 характеризуют объемы расчетных операций, суммы средств, переводимых из задолженности в материальные ценности и денежные средства, и наоборот.

Необходимо дать оценку дебиторской задолженности с точки зрения реальности ее взыскания. Возвратность дебиторской задолженности определяется на основе прошлого опыта и текущих условий. Прошлый опыт проявляется в рассчитанном по средним данным за несколько лет проценте невозврата долгов. Однако механическое распространение этого процента на изучаемый период приводит к искажению оценки возвратности.